Le conseil d’administration d’une structure se regroupe plusieurs fois par an. Il traite divers aspects administratifs et décisionnaires de l’entreprise, explique Goudsmit Tang Management. Mais qui va décider de le convoquer ? Après avoir fait le point sur le rôle d’un conseil d’administration, Goudsmit & Tang Management Company vous partage avec vous de qui émane la convocation et comment cela se déroule.
Qu’est-ce qu’un conseil d’administration ?
Pour rappel, un conseil d’administration ou un Management Company est une réunion de personnes ayant pour rôle de gérer une structure. Il peut s’agir d’une entreprise, d’une association ou d’un établissement public. Le conseil d’administration aura pour attribution de prendre les décisions stratégiques de la structure, de gérer son fonctionnement au quotidien, mais aussi de gérer les actionnaires, et plus particulièrement l’assemblée d’actionnaires, et de désigner les directeurs généraux et délégués de l’établissement.
Le cas particulier d’une association
Dans le cas particulier d’une association, le conseil d’administration aura pour rôle de gérer l’administration, le budget, la création de postes permanents ou encore les actions de l’organisation.
Toutes les structures n’ont pas de conseil d’administration. Le conseil d’administration se réunit plusieurs fois par an, par convocation des membres. Il n’y a aucune obligation légale quant à la fréquence des réunions. Pour résumé, un conseil d’administration est un groupe de personnes ayant en charge le bon fonctionnement et la prise de décisions importantes d’une structure.
Qui peut convoquer le conseil d’administration ?
Un conseil d’administration va être composé de 3 à 18 membres, selon la taille de la structure. Ces membres, appelés administrateurs, sont élus par l’assemblée des actionnaires.
À la tête du conseil d’administration, on retrouve un président. Le président du conseil d’administration est également le directeur général de l’entreprise ou de l’établissement. C’est lui et lui seul qui pourra convoquer le conseil d’administration.
La fréquence des réunions n’est pas obligatoire
Cependant, comme expliqué auparavant, il n’y a aucune obligation légale quant à la fréquence des réunions. C’est au directeur de décider quand une réunion du conseil s’impose. Il est conseillé d’éviter les réunions trop fréquentes, sous peine qu’elles perdent leurs sens et que les participants y perdre de l’intérêt, voir ne daignent plus se déplacer. Malgré tout, si le conseil ne s’est pas retrouvé depuis plus de deux mois, une demande de convocation peut être faite par des membres du conseil (au moins un tiers d’entre eux) auprès du directeur. L’ordre du jour requis doit alors être précisé et clair, et la décision finale revient au directeur.
Comment convoquer le conseil d’administration ?
Pour convoquer le conseil d’administration, le président du conseil, également directeur de la structure, doit prévenir tous les administrateurs par le biais d’une convocation. Le délai de convocation n’est pas établi par la loi, mais elle est généralement de 2 semaines au préalable, et 6 jours minimum. Les membres doivent en effet avoir le temps de prévoir leur venue selon leurs obligations, le but étant d’en réunir un maximum. Malgré tout, les membres qui ne pourront pas se rendre à la réunion peuvent choisir de se faire représenter par un tiers.
La convocation peut être envoyée par courrier, lettre, lettre recommandée, fax ou bien remise en mains propres.
Sur cette convocation, on retrouve bien entendu le lieu de la réunion (généralement le siège social), la date, l’heure, mais surtout l’ordre du jour qui sera traité lors du conseil. Il est essentiel de bien préciser l’ordre du jour afin que tous les participants puissent se préparer à la réunion, et que celle-ci soit efficace.